Du har funnit din passion inom träningen och vill dela den med andra. Du har bestämt dig för att starta ett gym som ska erbjuda det absolut bästa. Men när planeringen startar inser du ganska snart att det är mer invecklat att driva ett gym än att bara välja ut utrustning och lokal.
Känns det överväldigande?
Här ska vi försöka guida dig till att få översikt och några tips på vägen.
- Välj namn
Kanske är detta den enklaste uppgiften, och den punkt som du haft klar sedan många år. Men tänk på att välja ett namn som inte kan associeras med något annat och som verkligen blir ditt fullt ut. För säkerhets skull kan det också vara bra att titta på prv.se för att se så ingen skyddat namnet/varumärket i Sverige eller Europa. - Registrera bolaget och välj bolagsform
Fundera över vilken bolagsform som passar dig bäst. - Gör marknadsanalys och marknadsplan
Analysera marknaden i ditt geografiska område och kartlägg dina konkurrenters profil för att säkerställa att du erbjuder ett alternativ till din målgrupp. Du behöver också löpande göra omvärldsbevakning, mer om detta i kapitel 2. - Välj gymsystem
Att välja system till din verksamhet kan i början av projektet ses som en mindre fråga, men ganska snart kommer du inse att detta är nyckeln till hela din affär. Så ta dig tid att välja det system som uppfyller alla dina befintliga och kommande behov.
Vad bör man tänka på när man väljer gymsystem?
I första anblick är det enkelt att tro att man behöver ett bokningssystem för att tillgodose behovet för bokning av pass och kanske PT. Men ganska snart kommer du se att systemet behöver täcka fler och bredare aspekter än så och att du snarare behöver ett komplett affärssystem. Ju tidigare du inser detta, desto bättre. Att byta system när verksamheten väl är igång är en affär som kan bli komplicerad och kostsam om man inte avsätter tid till analys i början.
Jag önskar att jag, när jag startade Fit4Fight hade förstått vikten av att ha ett fungerande affärssystem från start. Autogiro eller automatiska betalningar är ett måste. Vi startade med terminsavgift och tvingades jaga inbetalningar varje termin. Så snart vi valde system och började med månadsbetalning via autogiro blev allt så mycket smidigare och vår försäljning/medlemsantal gick upp drastiskt!
Martin Lodin, VD Fit4FightGym / Crossfit Neon använder Zoezi MyBusiness till båda sina anläggningar.
Funktionalitet och användarvänlighet
Användarvänligheten i ett system kan vara svårt att se innan du egentligen vet vad du behöver, men att systemet du väljer upplevs som enkelt är viktigt. Många gånger kan du be om en provperiod innan du svarar på offerten.
Att gå på priset har nog de flesta affärsmän förstått ofta blir en omväg när man väljer leverantör och eftersöker kvalitét. Detta gäller även affärssystem, då det viktiga är att först kartlägga sina behov för att hitta en lösning som verkligen stöttar verksamheten.
Att använda ett affärssystem som inte bara förenklar för dig som ägare utan även för din kommande personal kommer faktiskt att spara dig pengar då dina resurser kan läggas på säljande aktiviteter snarare än att släcka bränder och hjälpa receptionisten med vardagsuppgifter.
Försök att identifiera det du kommer att vilja hålla koll på i din verksamhet. Några vanliga funktioner som bör ingå i ditt affärssystem är följande:
- Medlemshantering
- Personalhantering
- Schemahantering
- Bokning av pass, kurser och resurser
- Försäljningsmöjligheter genom kassa och E-butik
- Integrerade betalsätt: Autogiro, Swish, faktura, bankkort, Klarna osv.
- Kommunikation så som mail- och sms-utskick med möjlighet till automationer
- Hemsida, medlemssida och app
Att erbjuda en medlemssida för dina kunder att själva kunna administrera sitt träningskort, hämta kvitto och förnya kort besparar dig inte bara tid, utan ökar kundnöjdheten och försäljningen. - Inpasseringsmöjligheter
Behöver du fysiska kort och taggar eller räcker det mobil inpassering?
Kommer ni att ha bemanning under hela öppettiderna kan detta vänta. - Närvarohantering
Ska kunderna kunna logga sin närvaro själv eller vill du att instruktören ska ta närvaro på passet?
Andra viktiga faktorer:
- Ett öppet system
När du kommit in i verksamheten kommer du snart att hitta fler tjänster och system som du vill koppla ihop med ditt affärssystem. Exempel kan vara sälj/marknadspartners eller inkassohantering. Dubbelkolla att det system du väljer verkligen är öppet för integrationer med andra tjänster och kanske redan har en del färdiga integrationer. - Support
Undersök hur supporten ser ut hos det affärssystem du väljer. Säkerställ att du enkelt kan nå guider och hjälp även utanför eventuella öppettider för att du och din personal alltid ska kunna få hjälp med ert system.
Zoezi erbjuder ett fullskaligt affärssystem med samtliga av ovan funktioner och används idag av över 600 friskvårdsanläggningar i Sverige. Zoezi är dessutom ensamma om att erbjuda en unik öppenhet via sin utvecklarplattform. Utvecklarplattformen möjliggör att externa partners har obegränsade möjligheter till integration och skräddarsydda lösningar för just dig och dina behov.
5. Gör budget
Ska verkligen denna punkt komma efter du valt affärssystem? Ja, vi vill påstå det. För om du lägger budgeten tidigare kommer du med största sannolikhet räkna för lågt på den post som kanske blir den allra viktigaste att först välja med omsorg.
Om du gör budgeten i detta steg har du fått en bra nyanserad bild av vad ett bra affärssystem kostar och kan därefter lägga in övriga kostnader. Några exempel som bör finnas med i din budget:
Uppstartskostnader:
- Lokalhyra och deposition
- Renovering och ombyggnation
- Gymutrustning (maskiner, vikter, mattor, etc.)
- Installationskostnader (el, vatten, ventilation, WiFi)
- Licenser och tillstånd
- Marknadsföring och reklamkampanjer vid öppning
- Försäkringar
- Mjukvara (Ev uppstartskostnad för affärssystem / bokningssystem)
- Hårdvara ( Grindar, läsare, och installation)
- Möbler och inredning (reception, omklädningsrum, etc.)
- Advokat- och redovisningsavgifter
Löpande kostnader:
- Hyra för lokal
- Personalkostnader (löner, förmåner)
- Försäkringar (uppdaterade kostnader)
- Underhåll och reparationer av utrustning
- El, vatten, och andra driftkostnader
- Marknadsföring och reklam (löpande)
- Mjukvara (Löpande kostnad för affärssystem / bokningssystem
- Städning och hygienartiklar
- Förbrukningsvaror (handdukar, vatten, snacks)
- Licensavgifter för musik, träningsprogram, etc.
6. Hitta lokal
Vilken lokal som passar din verksamhet bäst vet bara du. Beroende på vilket utbud du ska erbjuda kan storlek och utformning variera stort.
7. Teckna försäkringar
Konsultera en eller flera försäkringsbolag för att se vilka försäkringar just du behöver. Några exempel kan vara:
- Ansvarsförsäkring – Skyddar gymmet mot krav från tredje part vid skador på personer eller egendom som kan inträffa i gymmet.
- Egendomsförsäkring – Täcker skador på gymmets utrustning, inventarier och själva byggnaden vid till exempel brand, stöld eller vattenskador.
- Olycksfallsförsäkring för medlemmar – Ger ekonomiskt skydd för medlemmar och besökare om de skulle råka ut för en olycka under träning på gymmet.
8. Planera utbud
Kartlägg dina öppettider i receptionen och utbud i såväl träning, tjänster och produkter. Vill du ha en butik i samband med receptionen? Hur många gruppträningspass ska löpa under veckorna, hur ska terminerna se ut, hur många personliga tränare ser du att det finns utrymme för?
9. Rekrytera personal
Dags att rekrytera! Säkerställ att personalen du anställer delar dina och gymmets värderingar och involvera dem sedan tidigt i att sätta värdegrund och klimat för verksamheten.
9. Planering av utrymmet
Tillsammans med din maskinleverantör får du ofta stöttning i hur du bäst designar ditt utrymme för att möta dina kommande kunders behov.
10. Planera din öppning
Efter alla dessa punkter är det nu dags att börja planera din öppning. Sätt ett datum och stäm av deadline så att den är realistisk med alla partners som är med i din uppstart. Påbörja dina GoToMarket-aktiviter och förbered din personal!
10. ÖPPNING
Du klarade det! Njut av att du gått i mål med öppning och fira ordentligt!
Inom kort kan du läsa Kapitel 2: Löpande underhåll.
Denna artikel är skriven av Zoezi i syfte att hjälpa dig som vill starta upp en friskvårdsanläggning. Önskar du mer stöttning är du varmt välkommen att kontakta oss på https://zoezi.se/
Zoezi
– Det enkla affärssystemet för friskvårdsbranschen