Checklista för kunder

Checklista till Zoezis nya kunder

Inledning

För de allra flesta tar en uppstart runt en månad beroende på hur mycket som ska importeras från ett tidigare bokningssystem och vilka tilläggstjänster som ska integreras. Vi rekommenderar att ni väljer ett datum efter vilket era kunder kan börja boka sig med det nya systemet minst ett par veckor fram så att ni i lugn och ro kan lägga upp bokningsbara pass och ansöka om eventuell betalterminal och annat. Systemet i sig kan sättas upp samma dag.

På sidan tre finner ni en checklista med de moment de flesta av våra kunder behöver bocka av. Med undantag för vissa punkter för kunder utan kassa och inpassering med låscentral till dörren.

Nedan följer information om dessa moment:

 

  1. Uppstart av systemet.
  2. Tilläggsbeställning.
  3. Kassan.
  4. Betalterminal till kassan.
  5. Skrivare till kassan.
  6. Autogiro och Swish handel.
  7. Kundregister och användarkonto.

1. Uppstart av systemet.

  • Avtalet signeras och kunden väljer faktura eller autogiro som betalmetod. Fyll i medgivandet eller ange enbart faktureringsinformationen och skicka till oss.
  • Kunden väljer domännamn för installationen. (Eller behåller namnet i testsystemet i förekommande fall) Systemet sätts upp och inloggning skickas till kunden.
  • Kunden loggar in i systemet och aktiverar önskade funktioner i modulerna under Inställningar > Hantera moduler. Fyll därefter i allmän information och bankuppgifter. För att få reda på vilket BGC- och Bankgironummer ni har kan ni kontakta er bank eller ringa till Bankgirocentralens kundtjänst (Växel 08-725 60 00 måndag – fredag 08:00-17:00)
  • Ange bokningsvillkor och skapa inloggningar till personalen, ladda upp er företagslogga och lägg till träningskort och produkter för försäljning i kassan och i webshopen.
  • För att det webbaserade systemet ska fungera behöver kunden tillhandahålla en pålitlig internetuppkoppling.
  • I det signerade avtalet framgår vilka skräddarsydda tjänster som eventuellt ska utföras av Zoezi och med vilken tidsram. Tex import av befintligt kundregister eller utbildningstillfällen.
  • Efter att avtalet signerats lämnar ansvarig säljare över ansvaret för kunden till Zoezis support. Supporten och kunden kommer gemensamt överens om och bokar in ett telefonmöte för genomgång av denna checklista och bestämmer vilka funktioner som ska aktiveras och installeras. Tex BankID, Swish och kassa. Supporten nås via Zoezis växel på 013-101840 och på support@zoezi.se under kontorstid.

2. Tilläggsbeställning:

Tilläggsbeställningar av utrustning och extra funktioner beställs av supporten. 013-101840 och på support@zoezi.se

  • Kort för inpassering. Valt antal meddelas och logga och ev. text skickas till Zoezi. Levereras vanligtvis inom tre till fem veckor.
  • Kortläsare med usb. Levereras vanligtvis inom en vecka.
  • Inpasseringssystem. Levereras vanligtvis inom en vecka. Kunden bokar tid med elektriker i de fall el behöver dras till dörren och med en låssmed i de fall det behövs ett nytt lås. Se manual Tidomats inpasseringssystem.

3. Kassan.

  • Start av kassamodulen och registrering av webbaserad svart låda hos skatteverket ansvarar Zoezi för och utförs inom två arbetsdagar. Meddela oss.
  • För att använda Zoezis kassafunktion krävs ingen speciell dator. Ni kan använda en befintlig eller så kan vi tipsa er om en modell. Vi rekommenderar dock att ni använder webbläsaren Google Chrome.

4. Betalterminal till kassan:

  • Formulär för beställning av Bamboras betalterminal skickas från Zoezi till kunden via e-post, som därefter fylls i och signeras elektroniskt. Var noga med att ange “Förskottsbetalning.” Gäller alla företag som säljer träningskort. Kontakta Bamboras support om ni är osäkra vad som gäller just er.
  • Efter att ansökan godkänts skickas terminalen till angiven adress. Vanligtvis inom tre arbetsdagar. Efter leverans av Bamboran installerar kunden terminalen efter manualen “Bambora betalterminal”.
  • Bambora nås på 010-1066000 eller support@bambora.com. Kontakta dem vid frågor om leveransen.
  • Terminalen testas av kunden med ett provköp i kassan. Kontakta Zoezi om provköpet inte går igenom.

5. Skrivare för kvittoutskrift:

Eftersom systemet är helt webbaserat kan ni välja att skicka kassakvitton via e-post eller sms till vald kund från kassan. Välj en kund från kundregistret eller knappa in e-postadress eller telefonnummer i kassavyn. Vid försäljning till kund som ber om ett papperskvitto kan ni använda er av en vanlig skrivare som har e-postadress och möjlighet att skriva ut bilagor i pdf-format. Det går att köpa till en mer traditionell kvittoskrivare direkt från Zoezi. (En särskild modell krävs.) Kunderna kan alltid komma åt tidigare kvitton för att kunna e-posta eller skriva ut själva vid behov via sin egen inloggning i Gymsystem.

6. Autogiro och Swish handel

  • Etablerade företag med befintligt autogiro:

Träningsanläggningar med befintlig autogirohantering kan importera kunder till Zoezis autogirofunktion. Enklast är att importera det befintliga kundregistret först. Därefter kan autogirokunderna importeras. Kundernas personnummer i kundregistret möjliggör en automatisk matchning med filen från bankgirocentralen/ er internetbank. Kontakta Zoezi support för att få hjälp med denna import. Ni bör sen aktivera Zoezi som servicebyrå, seManual autogiro”.

 

  • Nystartade företag och etablerade företag som saknar autogirofunktion sedan tidigare behöver upprätta ett avtal med sin bank. Se Manual autogiro”. Beroende på den aktuella bankens individuella rutiner kan det ta mellan en dag och tre veckor. Var ute i god tid!
  • Avtal med Swish handel upprättas av kunden med sin bank och meddelas därefter Zoezi som färdigställer integreringen med Gymsystem. Swish handel fungerar både i webbshopen och i Gymsystems kassa på plats i träningsanläggningen.

7. Kundregister och användarkonton.

  • Etablerade företag med ett befintligt kundregister kan oftast importera detta till Zoezis Gymsystem. Gå till Kunder > Importera > Läs in fil. Be om en offert från Zoezi om ni vill ha hjälp med detta.
  • Med manualen “Appen Boka”, kan ni informera era medlemmar om hur de hittar länken till bokningssystemet och appen till deras smartphones.

 

Använd gärna rutorna för att bocka av det som behöver göras när det är klart.

 

Checklista

Datum

Klart

Avtalet signeras med Bank-ID. Länk skickas från Zoezi. Uppge för säljaren om du vill betala med Zoezis autogiro eller få en e-postfaktura.

Besluta om domännamn för systemet och meddela Zoezi. (Eller behåll namnet i ev. testsystem.)

Logga in och aktivera moduler samt fyll i all information om företaget under “Allmänt”.

Meddela eventuell tilläggsbeställning till Zoezi. Tex taggar, kvittoskrivare och läsare.

Skicka logga och text till Zoezi vid beställning av kort eller taggar.

Boka elektriker om el behöver dras till dörren. Gäller då Tidomats låscentral med inpassering ska användas.

Kontakta banken för att upprätta avtal om autogiro. Be om svarsfiler för både misslyckade och lyckade dragningar, samt alla händelser med medgivanden, bankgiroinbetalningsfiler och mjuk OCR-kontroll.

Finns pålitlig internetuppkoppling i lokalen?

Signera och skicka ev. Bamboransökan. (Länk till blankett skickas från Zoezi)

Finns det dator för att använda till kassan?

Installation av Bamboras betalterminal enligt manualen. Genomför testköp.

Eventuell import av befintligt kundregister.

Eventuell import av befintliga autogirokunder. Be Zoezis support om hjälp vid behov.

Lägg upp en länk till bokningssystemet på hemsidan.

Skicka ut information och länk till bokningen till kunderna.

 

 

 

Ytterligare manualer till de vanligaste funktionerna hittar du i menyn på Gymsystems hemsida.