Frågor och Svar

Jag har en ny att göra. När det står okänd betalning och sedan Namn: Zoezi, vad innebär det?

Det är en utbetalning från Zoezi för era korttransaktioner. Denna betalning går alltså inte matcha mot en faktura. Uppgiften är  bara information så den går ta bort. Men glöm inte att bokföra intäkten manuellt.

Hur skriver jag ut en obetald faktura så att jag kan skicka den med post?

Om du går in på fakturan (antingen via personens profil eller via listan med obetalda fakturor) så får du upp ett antal möjligheter för att hantera fakturan. Där kan du antingen välja ”Hämta faktura”, då laddas den ned som en pdf som du sedan kan skriva ut. Eller så kan du välja ”Skicka e-post med faktura” om du hellre vill skicka fakturan via mejl.

Pengar som jag får in på baken matchas inte mot de fakturor som är skickade från systemet och kunderna får påminnelser, va beror det på?

För att systemet ska kunna pricka av de pengar som kommit in så krävs att man ställt in på sin bank att Zoezi ska vara servicebyrå. Om detta är gjort men fakturorna ändå inte prickas av kan man kolla med banken att de verkligen skickar BgMax-filer. En annan anledning till att fakturan inte har prickats av i systemet kan vara att det är fel OCR- eller fakturanummer. De inkomna pengarna hamnar då som en okänd betalning i systemet och kan matchas manuellt.

Hur fungerar fakturapåminnelse

För att använda sig utav fakturapåminnelse så behöver man starta igång modulen ”Fakturapåminnelse” via Inställningar > Hantera moduler. Ändra inställningar för påminnelser gör man via Inställningar > Allmänt > Fakturapåminnelse. Mer info i videon nedan.

Autogiro gick inte igenom för några av mina kunder? Vad beror det på? Kommer det dras nästa månad igen?

Om dragningarna står som obetalda beror det antingen på att dragningen har misslyckat eller att de inte skickats och det gått över förfallodatumet. Om dragningen misslyckats kan det bero på att det inte funnits pengar på kontot eller att det saknas ett medgivande. Om betalningen inte skickats kan det bero på att ni glömt bekräfta att betalningen ska skickas.

Information om varför betalningarna är misslyckade hittar du som ekonomiansvarig under fliken Att Göra.

Om ni har påminnelsehantering aktiverad skickas en automatisk påminnelsefaktura ut till kunden som betalas som en vanlig faktura. Om ni vill att autogirot ska dras igen går ni in under fliken Ekonomi -> Bekräfta betalningar -> Misslyckade och bekräftar dessa igen.

 

Går det bestämma vad som krävs för information vid registrering?

Ja, via Inställningar -> Kundinformation. Där kan man välja vad för information som ska synas samt krävas utav medlemmar när de registrerar sig. Det går även välja vad som krävs för information som personal fyller i ifall de registrerar en kund manuellt.

Jag vill läsa in mina aktiva medgivanden i systemet. Hur gör jag det?

Under Ekonomi -> Importera medgivanden så har man det alternativet. Det krävs att kunderna har personnummer inlagt på sig i systemet för att det ska gå att koppla medgivandena till kunderna.

Vi har medlemsvillkor som måste godkännas innan medlemskap. Var görs detta?

På Inställningar -> Allmänt lägger du in en länk till villkoren som du vill att kunderna ska acceptera. Fältet här är bara för att lägga till en länk. Själva texten måste alltså finnas någon annanstans, förslagsvis på er hemsida. Om ni har speciella avtal med en kund kan ni ladda upp ett avtal på bara den kunden som hen kan signera med mobilt Bank ID. 

Jag har importerat större delen av våra kunder/medlemmar. Hur får dom sina inloggningsuppgifter?

Lättast är att be kunderna klicka på glömt lösenord vid inloggning så får de ett nytt till sin mejl. Utskick till alla kunder (eller vissa kundgrupper) kan göras via systemet. Så gör ett utskick och skicka med en länk. Då kan du också passa på att skriva med att de ska uppdatera sina uppgifter i systemet. Det går även att skicka ett välkomstmejl till kunderna som importerats. Då behöver du dock gå in på varje kund, scrolla längst ner och klicka på “Skicka välkomstmejl igen”.

Kan en kund själv avbryta/säga upp avtalet/medlemskapet?

Nej. Det görs av de som är administratörer i systemet.

Vad ska jag göra med mina klisterlappar ifrån skatteverket?

När er beställning utav kassa har genomförts så kommer det två klisterlappar ifrån skatteverket hemskickat till er. Den ena är för kassaregistret och den andra för kontrollenheten. Dom bör klistras på den dator som ni använder er utav och driver kassan.

Jag behöver stoppa en skickad autogirobetalning, hur gör jag?

För att stoppa en skickad betalning så behöver du ha tillgång till autogiro online. Inne i autogiro online så kan man söka på kundens personnummer och sedan makulera betalningen. Inom ett par dagar får vi svarsfiler ifrån autogiro online att betalningen har blivit makulerad och då går det att kreditera betalningen i Gymsystem. För hjälp med detta så kontakta oss via växelnumret 013- 10 18 40 eller support@zoezi.se

Varför betalar jag som företag för fakturapåminnelse?

Fakturapåminnelse kostar en viss summa per utskickad påminnelse. Denna summa kommer läggas på nästkommande faktura. Det är pengar du som företag får igen när kunden betalar sin påminnelse.

När får jag mina pengar för kortbetalningar?

Utbetalningar för kortbetalningar finner ni via Ekonomi > Klientmedelskonto. Alla betalningar mellan måndag och söndag går via oss där avtalad transaktionsavgift dras av och en avräkning med information skapas. Utbetalningar sker till er på fredagen veckan efter. Ett exempel är att betalningar som sker 2017-05-01 – 2017-05-07 betalas ut 2017-05-12.

Hur loggar jag in på personalsidan?

För att logga in på personalsidan så får ni skriva in ert domännamn i sökfältet, t.ex. ‘ddoman.gymsystem.se/staff’ och sedan logga in med de uppgifter som ni har på ert personalkonto.
bild

Jag har inget nätverksuttag där betalterminalen ska vara, hur gör jag?

Det finns nätverksadaptrar som man sätter direkt in i eluttaget så du får ett nätverksuttag där. Det kan du köpa via denna länk https://www.elgiganten.se/product/datorer-tillbehor/router-och-natverk/DHP601AV/d-link-dhp-601av-powerline-natverksadapter-startkit

Vad är servicebyrå och hur skaffar jag det?

Med Zoezi som servicebyrå så sköter vi all filhantering mellan Gymsystem och banken. Det ni behöver göra en gång i månaden är att gå in i systemet och bekräfta betalningar för både autogiro och fakturor så att dom ska skickas iväg. Skulle en kund betala in för lite/mycket, inte har pengar eller dylikt på sitt konto så kommer det en att-göra uppgift på den som är ekonomiansvarig med information så att man lätt kan åtgärda det.

För att sätta upp Zoezi som servicebyrå så behöver ni först ringa kundtjänsten på er internetbank och be att få autogiro till ert företag. (Om ni redan använder autogiro kan ni tillsammans med Zoezi importera befintliga medgivanden till Gymsystem.)
Ha ditt organisationsnummer och annan företagsinformation tillgängligt. Be att få samtliga svarsfiler och OCR-kontroll. Ange att Zoezi ska vara servicebyrå, Zoezis servicebyrånummer är: 940286. Vi rekommenderar även att ni ber om 3-5 dragningsförsök om det skulle vara så att det saknas pengar på kundens konto.
När ni mottagit en bekräftelse ifrån er internetbank om att en förbindelse med bankgirocentralen upprättats kan ni knappa in medlemsnummer i bokningssystemets inställningar. Inställningar > Allmänt > Inställningar för autogiro samt kontakta supporten på Zoezi, support@zoezi.se eller 013 – 10 18 40

Hjälp, min Bambora-terminal funkar inte!

Om din Bambora-terminal inte funkar eller har hängt sig vid ett köp så börja med att starta appen Gymsystem Proxy på din dator om du inte redan har den igång, sedan startar du om Bamboran, det räcker med att rycka ur strömsladden och sedan sätta i den igen. Sen går du in i Meny, letar upp fliken Hjälp och går in på den. En bit ner på punkt 11 så står det en IP-adress. Dubbelkolla så att den IP-adressen stämmer överens med IP-adressen som är inslagen i Gymsystem via Inställningar > Kassa, klicka på kassa-Id’t och leta upp ”Terminal IP”. Om dom inte stämmer så skriver du i IP-adressen som står i Bamboran. Skulle inte det funka så finns det tre steg för att återställa terminalen.

RESTART: Håll ner ”clear” (gula knappen) och ”.” samtidigt i två sekunder.

RESET: För att göra en reset så gå till meny -> inställningar -> återställning -> ”dagligt lösenord”. Du får lösenordet genom att kontakta Bamboras support på 010-10 66 000.

DOUBLE RESET: För att göra en dubbelreset så behöver du stänga av internet till terminalen. När du gjort det så gör du en reset men två gånger. Om det inte skulle funka så kontakta oss.

Någonting annat som skulle kunna orsaka att er Bambora inte funkar är om man har kassan öppen i flera internetflikar eller på två olika datorer samtidigt.

Bekräfta betalningar (Servicebyrå)

För att autogirobetalningar ska skickas iväg så behöver man en gång i månaden gå in under Ekonomi > Autogiro > Bekräfta betalningar och klicka på ‘Bekräfta samtliga’. Videon som är bifogad visar hur man lägger till ett träningskort och sedan bekräftar betalningar.