Autogiro Servicebyrå

Komma igång med Autogiro, Zoezi som servicebyrå! Med Zoezi som anlitad servicebyrå sköter Zoezi all filhantering mellan systemet och banken.

När allting rullar på minimerar detta den ekonomiansvariges arbete med hanteringen av ekonomin, eftersom all hantering sköts automatisk, och det enda ekonomiansvarig behöver ha koll på är sina uppgifter i vänstermenyn ”Att-göra”.

Mer om hur autogiroflödet fungerar kommer nedan.

För att göra Zoezi till er servicebyrå:

1. Ring till kundtjänst på er internetbank och be att få öppna tjänsten BG autogiro. Se länk: https://www.bankgirot.se/tjanster/autogiro/Autogiro/. Notera kundnumret ni får hos bankgirot. Har ni redan har BG autogiro uppsatt med banken, kontakta bankgirot och ta reda på ert kundnr hos dem, https://www.bankgirot.se/kundservice/#contact

2. När servicebyråavtalet ska slutas kontakta till er bank och meddela saker nämnda nedan:

– Ändra tjänsten BG Autogiro;
– Zoezi ska ställas in som servicebyrå med servicebyrånummer 940286;
– Filskickningen ska göras med ny layout;
– Alla svarsfiler ska skickas dagligen (se till att det verkligen blir alla filer som har med autogiro att göra: medgivande, betalningar, osv);
– Stänga av bemyndigande-kravet;
– Be om 3-5 dragningsförsök vid autogirodragningar (för de fall det saknas pengar på kundens konto vid dragning);
– Meddela datum från när avtalet ska börja gälla.

Autogiro servicebyrå (mall)

3. Gör inställningar i Zoezi:

1. ”Inställningar” > ”Allmänt” > ”Autogiro”;
2. Fyll i BGC-kundnummer;
3. Fyll i Bankgironummer;
4. Välj om autogirofakturan ska skickas ut via e-post till kunder.
5. Meddela Zoezi support att ni vill starta tjänsten.

4. Om ni redan har aktiva medgivanden och betaluppdrag uppsatt på ert bankgiro så är det viktigt att betaluppdragen avslutas så det inte dras dubbelt för kunderna.

5. Medgivanden ska inte tas bort från bankgirot, utan dessa kan plockas ut i excel-format:

och importeras in i Zoezis Gymsystem.

För smidigast hantering av autogirot rekommenderar vi att även köra med ”Fakturapåminnelse”
samt signering av medgivande med ”Mobilt BankID” och ”Utbetalningar”,
vilka kan du lägga till i ditt system via ”Tillvalsbutik”.

_______________________________________________________
Autogiroprocessen

För att autogirot ska vara juridiskt bindande behöver medgivandet med underskrift sparas:

– Det smidigaste alternativet är att signera medgivandet med Mobilt bankid i samband med att man tecknar ett nytt träningskort i Webbshoppen – personal kan även använda den mobila bankid-signeringen från personalsidan vid uppsättning utav Autogiro;
– Annars kan man spara Avtalet i pappersform i en pärm i anläggningen, man kan även spara det på kundkortet i systemet.

Spara Medgivandet på kundkortet i systemet:

1. Öppna kundprofilen i Zoezis Gymsystem (”Kunder” > ”Sök”);
—
2. Klick på knappen för Autogiro;
—
3. Fyll i kundens bankuppgifter i de tre fälten och tryck på ”Lägg till”.

—
4. Be kunden fylla i sina bankuppgifter och underteckna ett autogiromedgivande.Ett formulär för utskrift hittar ni hos er internetbank eller här:http://www.bgc.se/kundservice/e-forhttps://www.bankgirot.se/globalassets/dokument/e-formular/autogiroanmalan_medgivande_till_kontonummer.pdfmular/autogiroanmalan—medgivande-till-kontonummer/
5. Autogirobetalningar skapas i samband med att man lägger till ett träningskort eller annan betalning med betalsätt autogiro;
6. Medgivanden samlas ihop och går iväg automatiskt och upprättas i slutet utav månaden.

Bekräfta betalningar

Numera finns det möjlighet att få autogiro bekräfatde automatiskt:

Om du har valt att fortsätta bekräfta autogirobetalningarna manuelt, då behöver någon på företaget en gång i månaden att bekräfta autogirobetalningarna för att en autogirofaktura ska skapas och en order om autogirodragning ska gå iväg till banken:

1. Klicka på ”Ekonomi” i vänstermenyn > ”Bekräfta betalningar”.

Om företaget använder Zoezi som servicebyrå prickas autogirobetalningar automatiskt. Även manuella inbetalningar matchas av automatiskt, under förutsättning att betalningen skett med rätt OCR-nummer, samt att ni har faktura igång.

2. Skulle kunden sakna täckning på kontot när en autogirodragning ska göras, använda fel fakturanummer vid manuell betalning eller betala in för lite eller mycket, så dyker det upp ett Att göra-ärende inne i systemet (syns i vänstermenyn) hos den som är ekonomiansvarig, med information om vilken åtgärd som behöver företas.

*Åtgärder som kan behövas:

– Bankgiro: okänd betalning:

I detta fall har det kommit in en betalning till bankgirot utan, eller med fel inskrivet OCR-nummer.
När det sker matchas inte betalningen automatiskt utan det blir en okänd betalning som kräver handpåläggning av personal för att slås ihop med korrekt faktura:

1. Klick på uppgiften;
2. Välja ett alternativ att matcha faktura: söka på:
– OCR-nummer,
– betalarens namn,
– eller summan
för att hitta den ursprungliga fakturan att matcha med.

– Bankgiro: pengar saknas:

Det tyder på att dragningen inte har gått igenom och betalningen har blivit misslyckad för det inte fanns tillräckligt med betalmedel på kontot när dragningen gjordes.

Betalningen hittas nu under ”Ekonomi”, ”Bekräfta betalningar”, ”Misslyckade” för att skicka iväg dem igen:

Dessa betalningar kommer då att skickas iväg direkt till banken för dragning omgående.

– Saknade medgivanden:

Om en kund saknar medgivande så går det inte bekräfta betalningen. Istället dyker den personen upp under ”Ekonomi” > ”Saknade medgivanden”:

1. Klick på ”Lägg till medgivande”;
2. Dyker en ruta upp;
3. Fyll där i kundens uppgifter igen och ”Slutföra”.

_______________________________________________________

Påminnelsehantering

Fakturapåminnelse skickas ut till kunden 10 dagar efter förfallodatumet, och en andra påminnelse skickas ut efter 30 dagar.
Det går att justera dessa dagar samt summa under ”Inställningar” > ”Allmänt” > ”Fakturapåminnelse”.

Påminnelsehantering är ett extraval som aktiveras via ”Tillvalsbutik”.

_______________________________________________________

Lägg till autogiromedgivande:

– Du behöver alltid ange clearingnummer och kontonummer.
– Mellanslag, bindestreck och punkter ska inte anges när du skriver in clearingnummer och kontonummer.
– Fyll i ditt personnr eller dubbelkolla att personnr är korrekt angivet.

Om medgivandet inte godkänns
– Dubbelkolla ditt clearingnummer och kontonummer
– Är det ett transaktionskonto du angett? Det kan inte vara ett sparkonto.
– Är du kontoinnehavare?
– Personnr som angetts på profilen vid upplägg måste matcha med personnr på bankkontot.
– Om autogiro på företag måste organisationsnummer stå för bankkontot.
– Om du anger personnr kan det inte vara ett organisationsnummer som står för kontot.
– Du behöver ha täckning på kontot vid förfallodatum.

Så ska kontonumret skrivas för olika banker:

Bank	Clearingnr	Antal siffror kontonr
Swedbank	8000-X 8999-X Ange alltid 5 siffror utan bindestreck	10 Om kontonr är färre än 10 siffror, fyll på med nollor före så kontonr blir 10 siffror totalt.
Swedbank	7000-7999	7
Handelsbanken	6000-6999	9 Om kontonr är färre än 9 siffror, fyll på med nollor före så kontonr blir 9 siffror totalt.
Länsförsäkringar	9020-9029 3400-3409 9060-9069	7
Nordea	1100-1199 1401-2099 3000-3399 3410-4999	7
Nordea personkonto	3300	10
SEB	5000-5999 9120-9124 9130-9149	7
Amfa Bank	9660-9669	7
Avanza Bank	9550-9569	7
Bluestep Finans	9680-9689	7
BNP Paribas Fortis	9470-9479	7
Citibank International Plc, Sweden Branch	9040-9049	7
Danske Bank A/S, Sverige Filial	1200-1399 2400-2499	7
Danske Bolån	1200-1399	7
DNB Bank ASA, filial Sverige	9190-9199	7
Forex Bank AB	9400-9449	7
ICA Banken	9270-9279	7
IKANO Banken	9170-9179	7
Lån og Spar Bank Sverige	9630-9639	7
Marginalen Bank	9230-9239	7
Nordax Bank AB	9640-9649	7
Nordea - PlusGirot	9500-9549 9960-9969	10
Nordnet Bank	9100-9109	7
Resurs Bank AB	9280-9289	7
Royal Bank of Scotland	9090-9099	7
Santander Consumer Bank AS	9460-9469	7
SBAB	9250-9259	7
Skandiabanken AB	9150-9169	7
Sparbanken Syd	9570-9579	10*
Sparbanken Öresund	9300-9349	10*

Observera att vissa lokalkontor kan ha avvikande clearingnummer som frångår formaten angivna ovan (t.ex. Swedbank i Trosa och Kungsportsavenyn i Göteborg använder fem siffror i sitt clearingnummer).

http://clearingnummer.info/