facebookAutogiro Servicebyrå – Gymsystem

Autogiro Servicebyrå

Komma igång med Autogiro, Zoezi som servicebyrå! Med Zoezi som anlitad servicebyrå sköter Zoezi all filhantering mellan systemet och banken.
När allting rullar på minimerar detta den ekonomiansvariges arbete med hanteringen av ekonomin, eftersom all hantering sköts automatisk, och det enda ekonomiansvarig behöver ha koll på är sina uppgifter i vänstermenyn  ”Att-göra”.
Mer om hur autogiroflödet fungerar kommer nedan.

För att göra Zoezi till er servicebyrå:
  1. 1. Ha information tillgänglig
    – bankgironummer,
    – era kundnummer i banken och hos Bankgirot (dessa är två olika kundnummer).
  2. 2. Ring till kundtjänst på er internetbank och be att få öppna tjänsten autogiro (om ni redan har autogiro uppsatt med banken så behövs inte detta göras, utan fortsätt med stegen nedan).
  3. 3. När servicebyråavtalet ska slutas ring till er bank och meddela saker nämnda nedan:
  • – Zoezi ska ställas in som servicebyrå (Zoezis servicebyrånummer är 940286);
  • filskickningen ifrån banken ska göras med ny layout;
  • – alla svarsfiler alltid ska skickas dagligen (se till att det verkligen blir alla filer som har med autogiro att göra: medgivande, betalningar osv);
  • stänga av bemyndigande-kravet;
  • – be om 3-5 dragningsförsök vid autogirodragningar (för de fall det saknas pengar på kundens konto vid dragning).
  1. 4. Om ni redan har aktiva medgivanden och betaluppdrag uppsatt på ert bankgiro så är det viktigt att betaluppdragen avslutas så det inte dras dubbelt för kunderna.
    Medgivanden ska inte tas bort från bankgirot, utan dessa kan plockas ut i excel-format och importeras in i Zoezis Gymsystem.

personal


Inställningar i systemet:
  1. 1. ”Inställningar” > ”Allmänt” > ”Autogiro”;
  2. 2. Fyll i BGC-kundnummer;
  3. 3. Fill i Bankgironummer;
  4. 3. Välj om det ska skickas ut e-post autogirofakturan till kunder.

För smidigast hantering av autogirot rekommenderar vi att även köra med ”Fakturapåminnelse samt signering av medgivande med ”Mobilt bankid”,
vilka kan du lägga till i ditt system via ”Tillvalsbutik”.


Autogiroprocessen

För att autogirot ska vara juridiskt bindande behöver medgivandet med underskrift sparas:

  • – Det smidigaste alternativet är att signera medgivandet med Mobilt bankid i samband med att man tecknar ett nytt träningskort i Webbshoppen – personal kan även använda den mobila bankid-signeringen från personalsidan vid uppsättning utav Autogiro;
  • Annars kan man spara avtalet i pappersform i en pärm i anläggningen, man kan även spara det på kundkortet i systemet.
Spara medgivandet på kundkortet i systemet:
  1. 1. Öppna kundprofilen i Zoezis Gymsystem (”Kunder” > ”Sök”);
  2. 2. Klick på knappen för Autogiro;
  3. 3. Fyll i kundens bankuppgifter i de tre fälten och tryck på ”Lägg till”. Medgivanden samlas ihop och går iväg automatiskt och upprättas i slutet utav månaden;
  4. 4. Be kunden fylla i sina bankuppgifter och underteckna ett autogiromedgivande.
    Ett formulär för utskrift hittar ni hos er internetbank eller här:http://www.bgc.se/kundservice/e-forhttps://www.bankgirot.se/globalassets/dokument/e-formular/autogiroanmalan_medgivande_till_kontonummer.pdfmular/autogiroanmalan—medgivande-till-kontonummer/

personal

  1. 5. Autogirobetalningar skapas i samband med att man lägger till ett träningskort eller annan betalning med betalsätt autogiro.

Bekräfta betalningar 
En gång i månaden behöver någon på företaget välja att bekräfta autogirobetalningarna för att en autogirofaktura ska skapas och en order om autogirodragning ska gå iväg till banken:
  1. 1. Klicka på ”Ekonomi” i vänstermenyn > ”Bekräfta betalningar”.

personal

Om företaget använder Zoezi som servicebyrå prickas autogirobetalningar automatiskt. Även manuella inbetalningar matchas av automatiskt, under förutsättning att betalningen skett med rätt OCR-nummer, samt att ni har faktura igång.
  1. 2. Skulle kunden sakna täckning på kontot när en autogirodragning ska göras, använda fel fakturanummer vid manuell betalning eller betala in för lite eller mycket, så dyker det upp ett Att göra-ärende inne i systemet (syns i vänstermenyn) hos den som är ekonomiansvarig, med information om vilken åtgärd som behöver företas.

personal


*Åtgärder som kan behövas:
Bankgiro: okänd betalning:

I detta fall har det kommit in en betalning till bankgirot utan, eller med fel inskrivet OCR-nummer.
När det sker matchas inte betalningen automatiskt utan det blir en okänd betalning som kräver handpåläggning av personal för att slås ihop med korrekt faktura:

  • 1. Klick på uppgiften;
  • 2. Välja ett alternativ att matcha faktura: söka på:
  • – OCR-nummer,
    – betalarens namn,
    – eller summan
    för att hitta den ursprungliga fakturan att matcha med.
Bankgiro: pengar saknas:

Det tyder på att dragningen inte har gått igenom och betalningen har blivit misslyckad för det inte fanns tillräckligt med betalmedel på kontot när dragningen gjordes.

Betalningen hittas nu under Ekonomi, Bekräfta betalningar, Misslyckade för att skicka iväg dom igen.

Misslyckade betalningar kan bekräftas igen via Autogiro och Bekräfta betalningar. Klicka på Misslyckade betalningar och sedanBekräfta samtliga. Dessa betalningar kommer då att skickas iväg direkt till banken för dragning omgående.

personal


Saknade medgivanden

Om en kund saknar medgivande så går det inte bekräfta betalningen. Istället dyker den personen upp under ”Ekonomi” > ”Saknade medgivanden”:

  1. 1. Klick på ”Lägg till medgivande”;
  2. 2. Dyker en ruta upp;
  3. 3. Fyll där i kundens uppgifter igen och ”Slutföra”.

Påminnelsehantering

Fakturapåminnelse skickas ut till kunden 10 dagar efter förfallodatumet, och en andra påminnelse skickas ut efter 30 dagar.
Det går att justera dessa dagar samt summa under ”Inställningar” > ”Allmänt” > ”Fakturapåminnelse”.
Påminnelsehantering är ett extraval som man kan aktivera via ”Tillvalsbutik”.


Så skrivs olika kontonummer
När du för över pengar till andra banker behövs både clearingnummer och kontonummer.
Ett clearingnummer är fyra till fem siffror och anges före kontonumret för att tala om vilken bank påföljande kontonummer tillhör.
Är du osäker på clearing- eller kontonumret, kontrollera med kontohavaren eller kontohavarens bank.
Mellanslag, bindestreck och punkter behöver inteanges när du skriver in kontonumret.
Om ett kontonummer inte godkänns vid kontroll, och du är säker på att du skrivit in det korrekta kontonumret, kan detta bero på att det inte följer mottagande banks standard för kontonummer.
Informationen nedan beskriver hur du själv kan korrigera det mottagande kontonumret.
Hur kontonumret ska skrivas för olika banker:

Swedbank:
– om clearingnumret börjar på 7: ange totalt 11 siffror;
– om clearingnumret börjar på 8: ange totalt 15 siffror (femsiffrigt clearingnummer plus kontonummer) – om det blir färre än 15 siffror: fyll på med nollor framför kontonumret.

Handelsbanken:
– ange clearingnummer och kontonummer, totalt 13 siffror – om det blir färre än 13 siffror: fyll på med nollor framför kontonumret.

Nordea (personkonto):
– ange clearingnummer 3300 och därefter mottagarens personnummer – totalt 10 siffror.

Danske Bank:
– ange totalt 10 siffror för kontonummer som börjar med 4993 eller 3363–3367,
– ange totalt 11 siffror för kontonummer som börjar med 12 eller 13,
– ange totalt 13 siffror för kontonummer som börjar med 6044993 eller 6043363–6043367.

Plusgirot Bank:
– ange clearingnummer och kontonummer, totalt 14 siffror – om det blir färre än 14 siffror: fyll på med nollor mellan clearingnumret och kontonumret.

Sparbanken Gripen, Sparbanken Finn och Sparbanken Syd:
– ange clearingnummer och kontonummer, totalt 14 siffror – om det blir färre än 14 siffror: fyll på med nollor mellan clearingnumret och kontonumret.

Övriga banker:
– ange clearingnummer och kontonummer, totalt 11 siffror.

Observera att vissa lokalkontor kan ha avvikande clearingnummer som frångår formaten angivna ovan (t.ex. Swedbank i Trosa och Kungsportsavenyn i Göteborg använder fem siffror i sitt clearingnummer).

http://clearingnummer.info/