facebookBokföring – Gymsystem

Bokföring

Allmänt

Första steget för att komma igång med bokföringen är att aktivera Bokförings-modulen under Inställningar > Hantera moduler. Hittar du inte modulen i listan är du välkommen att kontakta supporten så hjälper vi dig att starta den!

Bokföringen i systemet nyttjar fakturametoden vilket betyder att fakturor bokförs direkt vid skapande och mottagande, inte efter betalning. Alla verifikationer och bokföringsunderlag lagras digitalt hos Zoezi i sju år (alternativt kortare beroende på er verksamhets användningsperiod av systemet). Är samtliga inställningar som påverkar bokföringen korrekt uppsatta krävs inte mer än ett knapptryck för att få ut precis den information som krävs för bokföringen.

I huvudsak finns tre stycken områden att få koll på när det kommer till bokföringen i systemet. Funktionen är uppdelad i flikarna Grundbok, Preliminära bokföringsposter samt Grundbokför.

Preliminära bokföringsposter

I regel är det enklast att alltid utgå från preliminära bokföringsposter när man ska komma igång med bokföringen. Här listas alla de affärshändelser som ägt rum i systemet och ännu inte arkiverats, oavsett om det gäller kundfordringar, bankbetalningar eller korttransaktioner. (Denna vy kan ses som ett utkast, och du behöver inte vara orolig för att råka “låsa” någon information). Man möts först av denna vy (se bild nedan) där det går att ställa in parametrar för vilken information man vill få fram av de bokförda händelserna. Välj bara önskade filter och ange vilka krav som ska sorteras, så dyker det upp undertill i listan.

För varje post som visas kan du klicka dig vidare och undersöka konteringen för transaktionen, det vill säga vilka konton som nyttjas och för vilka belopp.

Det går även för varje transaktion hämta ut underlag i form av kvitton och fakturor, och du kan självklart se tid för transaktionen och vilken kund som gjorde köpet.

Grundbokför

Om transaktionerna i den preliminära bokföringen ser bra ut kan man gå till fliken Grundbokför, och denna funktion är då till för att arkivera bokföringsposterna. Vi rekommenderar att göra detta en gång i månaden så att man får struktur på sina bokföringsarkiv, och därigenom skapa rutiner kring avstämning och arkivering. Det enda man här behöver göra är att ange önskat datum och klicka på “Grundbokför X preliminära bokföringsposter”.

Beroende på hur många poster som grundbokförs kan det ta någon minut att genomföra. Observera att startdatum inte går att justera då detta baseras på tidigare grundbokföring. När transaktionerna har bokförts laddas tillhörande fil som skapats ner direkt till din dator.

Vad gör jag om knappen inte går att klicka på?

Om knappen för att grundbokföra är gråtonad beror det antingen på att datumet är fel inställt, eller att det finns preliminära bokföringsposter som behöver ses över. Navigera till den fliken och bocka i rutan “Visa okända”. I listan bör det då dyka upp en eller flera transaktioner som behöver kompletteras med ytterligare information innan dessa går att bokföra. Den som är ekonomiansvarig i systemet kommer att få en att-göra notering ifall det kommer in en okänd betalning, det vill säga en betalning utan referens. Den går att hitta i menyn till vänster, under Att göra. Om beloppet inte kan matchas mot en skickad betalning så får man matcha den okända betalningen mot en faktura som skickats från systemet. Genom att visa den okända betalningen och därefter klicka på ”Matcha” får man upp en lista med de betalningar som skickats från systemet som ännu inte prickats av. Leta upp rätt faktura genom att jämföra exempelvis belopp, och matcha sedan ihop betalning och faktura.

Grundbok

Under denna flik samlas samtliga av de transaktioner som har bokförts och arkiverats. På det stora hela fungerar detta precis som för de preliminära bokföringsposterna, det vill säga att du kan ställa in de olika filtren om du vill får fram en viss typ av data.

Det som skiljer flikarna åt är att du här kan hämta bokföringsarkiven och ta fram grundbok:

Hämta som Excel

Hämtar informationen för angivna parametrar som en Excel-fil. Informationen som visas i Excel-filen är uppställd på samma sätt som den visas i listan.

Hämta grundbok

Hämtar grundboken som en PDF-fil. Varje verifikation står för sig självt och visar datum, kontering, kostnadsställe och belopp.

Visa arkiv

Visa arkiv öppnar en ruta (visas delvis nedan) som listar samtliga bokförda perioder. Varje periods arkiv går att hämta som en zip-fil, och i denna finns dels en SIE-fil som importeras till verksamhetens externa bokföringsprogram samt verifikationer (PDF) för periodens alla dagar.

Efter att arkivet hämtats och laddats ner kan du öppna mappen, varpå dessa filer finns att hitta (observera att din nedladdning inte nödvändigtvis hamnar på Skrivbord som bilden visar). Notera att zip-filen hämtas direkt när du bokfört händelser, och i regel bör du sköta importen direkt efter att ha bokfört händelserna med denna fil. Hämtar man zip-filer från arkivet ökar risken att råka läsa in samma fil fler gånger i det externa bokföringsprogrammet.

Beroende på dator och programvara kan du vidare behöva extrahera filerna från zip-filen innan du kan importera den till det externa bokföringsprogrammet.

Inställningar för bokföringen

För att bokföringen ska fungera så smidigt som möjligt kan det vara bra att i samband med igångsättningen se över hur systemet är inställt gällande ekonomin. Inställningarna som kan påverka bokföringen justeras på tre platser, Inställningar > Allmänt > Ekonomi, Inställningar > Allmänt > Kortbetalning, samt Inställningar > Försäljning.

Inställningar > Allmänt > Ekonomi

Betalsätt

Här listas alla de betalsätt som anläggningen tillhandahåller, och presenteras som antingen aktiva eller inaktiva. Varje betalsätt går att ställa in konto för, och för varje betalsätt som du själv skapar går det också att välja ifall sådana transaktioner ska bokföras separat (manuellt utanför systemet). När någonting bokförs separat så innebär det att inga transaktionshändelser kopplat till betalsättet registreras i systemets bokföring över huvud taget. Därför är det viktigt att man, om man använder ett sådant betalsätt, noterar ner transaktionen och bokför det manuellt.

Konton

Kontoplanen visar vilka konton respektive benämningar som finns inlagda. Standardkonton är bland annat 1510, 1910, 1930 och 1990. Det går även att lägga till egna konton och kontobenämningar och använda dessa om man vill strukturera upp bokföringen ytterligare.

Moms

Momskontona är fördefinierade 26xx-konton, men även dessa går att justera. Vilket momskonto som kommer användas vid en viss typ av försäljning styrs av momssatsen som väljs, detta kan du läsa om under rubriken Inställningar > Försäljning.

Kostnadsställe

Har verksamheten flera anläggningar anges de olika kostnadsställena här. Detta visas i bokföringen när man hämtar ut verifikationer och grundbok, så det rekommenderas att ange detta om försäljning sker på olika platser. Detta så att det blir ordning på vart transaktionerna ägt rum.

Inställningar > Allmänt > Kortbetalning

Används kortbetalning över internet så får er verksamhet veckans kortbetalningar utbetalat fredagen nästa vecka. Denna överföring går att bokföra automatiskt så att den bokföringsposten inte behöver hanteras manuellt varje vecka.

  Navigera till vad rubriken för detta stycke hänvisar till, och bocka där i “Bokför kortbetalningar automatiskt”. Välj sedan konto för utbetalning samt konto för transaktionskostnaderna om inte standard ska användas. Notera att det direkt här går att lägga till ett nytt konto.

Inställningar > Försäljning

För varje enhet eller produkt som säljs, både i kassa och webbshop, går det att ställa in vilken momssats som ska användas för produkten. Notera att du väljer momssats och inte konto; beroende på hur man ställer in vilka momssatser som ska kopplas till vilket konto kommer transaktionerna styras på det viset.

På samma plats kan man välja bokföringskonto för produkten, och även här kan man direkt lägga till ytterligare konto utan att behöva navigera bort från produktens inställningar. Vidare anger man här kostnadsställe för att i sin tur kunna få med det i bokföringsunderlaget.

Exempel på hur man importerar till externt bokföringsprogram

Bokio

I Bokio är det enkelt att importera bokföringsunderlag. Logga in, klicka på pilen vid “Ladda upp” och välj sedan “Importera från fil”.

I första steget väljer du den zip-fil som du hämtat från systemets arkiv.

Klicka på “Ladda upp”. Steg 2 är därefter en verifiering där du klickar “Korrekt, Ladda upp”.

Klart!

Fortnox

För att kunna läsa in filen i Fortnox så behöver du som tidigare nämnt paketera upp zip-filen.

Logga sedan in i Fortnox, klicka på ditt användarkonto i högra hörnet, och sedan på “Import”.

Dra sedan den fil som heter Gymsystem.si från din dator till det streckade området i Fortknox.

Därefter bör du få upp en vy likt bilden nedanför.

Här syns ett fel kring transaktionerna. Klickar vi på raden som heter Transaktioner, så ser vi att det saknas verifikationsserie. Skapa en ny, alternativt välj att koppla samman händelser som ni läst in från en tidigare fil. När ni valt ett namn på verifikationsserien så kan ni sedan klicka på Importera.

Klart!