Med Zoezi som anlitad servicebyrå sköter vi all filhantering mellan systemet och banken. När allting rullar på minimerar detta den ekonomiansvariges arbete med kundreskontra, eftersom inbetalningar matchas automatiskt mot utestående kundfordringar. Mer om hur fakturaflödet fungerar kommer nedan.
Faktureringsprocessen:
– Fakturaskapande
– Bekräftande
– Automarkering som betalda
– Vid fel OCR
Åtgärder som kan behövas:
– Bankgiro: okänd betalning
– Bankgiro: betalningen redan betald
– Bankinbetalningar som inte går matcha
För att göra Zoezi till er servicebyrå behöver du först ringa till kundtjänst på er bank och starta tjänsten Bankgiro Inbetalningar med Zoezi som servicebyrå nr 940286.
Se även länk: https://www.bankgirot.se/tjanster/inbetalningar/bankgiro-inbetalningar/.
Viktiga saker du behöver be banken om:
1. Alla BgMax-filer ska dagligen skickas till servicebyrån
2. Hård OCR-kontroll, en checksiffra, ingen längdkontroll.
Bekräftelsen från banken ska se ut enligt nedan:
Under inställningar i systemet så kan du justera en del saker gällande faktureringen.
– Skicka webbshopfakturor direkt:
Minderåriga spärras från fakturaköp – personer under 18 kan nu inte köpa på kredit. Admin har möjlighet att uppdatera så man till 16 kan köpa på faktura via Webbshopen.
1A: En faktura skapas enklast genom att en kund själv går in och tecknar ett träningskort eller anmäler sig till en aktivitet (om det inställt för Webbshop – se bilden ovan).
1B. Det kan naturligtvis hända att företaget själv behöver upprätta en faktura (via ”Kunder” > ”Sök” > ”Kundkort” > ”Ekonomi” > ”Lägg till betallning” eller ”Kassa” > välj Kund):
Det är viktigt att tänka på att fakturor som skapas av personalen inte går iväg förrän någon på företaget väljer att bekräfta betalningarna i systemet. Först när det är gjort går en faktura iväg.
Klicka på ”Ekonomi” i vänstermenyn, välj ”Fakturor” och klicka på ”Bekräfta samtliga”.
Det går även att klicka på betalningen och välja ”Hantera faktura manuellt”, då ställer sig fakturan som status ”Skickad” men lämnar inte systemet utav sig själv utan då får man själv se till att fakturan når kund, via brev eller e-post:
Fakturan kommer bli automarkerad som betald när kunden betalar in med korrekt OCR-nummer.
Om företaget använder Zoezi som servicebyrå prickas fakturainbetalningar automatiskt av mot företagets kundreskontra, under förutsättning att inbetalningen skett med rätt OCR-nummer.
Skulle kunde använda fel OCR-nummer vid manuell betalning eller betala in för lite eller mycket, så dyker det upp ett ”Att göra”-ärende inne i systemet (syns i vänstermenyn) hos den som är ekonomiansvarig, med information om vilken åtgärd som behöver företas.
Bankgiro: okänd betalning
Bankgiro: betalningen redan betald
Bankinbetalningar som inte går matcha
Vid behov av att kreditera en faktura så räcker det med att klicka på betalningen och välja Kreditera faktura. Följt utav det så kan man välja ifall det ska skickas ut en kreditfaktura till kunden.
Är fakturan betald så får man välja hur pengarna ska föras tillbaka. Vi rekommenderar värdekort, då får kunden tillbaka summan på ett värdekort som man sedan kan använda att handla med.
Väljer man bank så behöver man betala tillbaka manuellt, alltså så sätts inte pengarna tillbaka automatiskt till kundens konto.
Fakturapåminnelse skickas ut till kunden 10 dagar efter förfallodatumet, och en andra påminnelse skickas ut efter 30 dagar. Det går att justera dessa dagar samt summa under ”Inställningar” > ”Allmänt” > ”Fakturapåminnelse”. Påminnelsehantering är ett extraval som aktiveras via ”Tillvalsbutik”.
