Faktura servicebyrå

Med Zoezi som anlitad servicebyrå sköter vi all filhantering mellan systemet och banken. När allting rullar på minimerar detta den ekonomiansvariges arbete med kundreskontra, eftersom inbetalningar matchas automatiskt mot utestående kundfordringar. Mer om hur fakturaflödet fungerar kommer nedan.

Zoezi som servicebyrå för fakturering

För att göra Zoezi till er servicebyrå behöver du först ringa till kundtjänst på er bank och starta tjänsten Bankgiro Inbetalningar med Zoezi som servicebyrå nr 940286.
Se även länk: https://www.bankgirot.se/tjanster/inbetalningar/bankgiro-inbetalningar/.

Bankgiro: inbetalningar (mall)

Viktiga saker du behöver be banken om:

1. Alla BgMax-filer ska dagligen skickas till servicebyrån

2. Hård OCR-kontroll, en checksiffra, ingen längdkontroll.

OBS! Om du har fakturerat tidigare via annat system bör du se till att du fått in pengarna på dessa fakturor innan bytet. Alternativt hålla lite extra koll på de första inbetalningarna och inte byta till hård OCR-kontroll förrän det är klart.

Inställningar i systemet

Under inställningar i systemet så kan du justera en del saker gällande faktureringen.

Betalvillkor, antal dagar kunden har på sig att betala
Bankgironummer som kunderna betalar till
Faktureringsavgift per faktura
Bokföringskonto
Skicka SMS till kunder med faktura
Meddelande i e-post som fakturan skickas med, t.ex.

Exempel på e-post med faktura

– Skicka webbshopfakturor direkt:

Inställningen för Webbshop

Faktureringsprocessen

Minderåriga spärras från fakturaköp – personer under 18 kan nu inte köpa på kredit. Admin har möjlighet att uppdatera så man till 16 kan köpa på faktura via Webbshopen.

1. Fakturaskapande:

1A: En faktura skapas enklast genom att en kund själv går in och tecknar ett träningskort eller anmäler sig till en aktivitet (om det inställt för Webbshop – se bilden ovan).

1B. Det kan naturligtvis hända att företaget själv behöver upprätta en faktura (via ”Kunder” > ”Sök” > ”Kundkort” > ”Ekonomi” > ”Lägg till betallning” eller ”Kassa” > välj Kund):

Faktura som betalsätt i Kassan

2A. Bekräftande (endast för de skapade av företagets personal):

Det är viktigt att tänka på att fakturor som skapas av personalen inte går iväg förrän någon på företaget väljer att bekräfta betalningarna i systemet. Först när det är gjort går en faktura iväg.

2B. Det finns möjlighet att få autogiro bekräftade automatiskt:

Klicka på ”Ekonomi” i vänstermenyn, välj ”Fakturor” och klicka på ”Bekräfta samtliga”.

Det går även att klicka på betalningen och välja ”Hantera faktura manuellt”, då ställer sig fakturan som status ”Skickad” men lämnar inte systemet utav sig själv utan då får man själv se till att fakturan når kund, via brev eller e-post:

Fakturan kommer bli markerad som betald när kunden betalar in med korrekt OCR-nummer.

Om företaget använder Zoezi som servicebyrå prickas fakturainbetalningar automatiskt av mot företagets kundreskontra, under förutsättning att inbetalningen skett med rätt OCR-nummer.

Skulle kunde använda fel OCR-nummer vid manuell betalning eller betala in för lite eller mycket, så dyker det upp ett ”Att göra”-ärende inne i systemet (syns i vänstermenyn) hos den som är ekonomiansvarig, med information om vilken åtgärd som behöver företas.

Åtgärder som kan behövas:

Bankgiro: okänd betalning

I detta fall så har det kommit in en betalning till bankgirot utan, eller med fel inskrivet OCR-nummer. När det sker så matchas inte betalningen automatiskt utan det blir en okänd betalning som kräver handpåläggning av personal för att slås ihop med korrekt faktura. Klickar man på uppgiften så har man ett alternativ att matcha faktura – då går det söka på OCR-nummer, betalarens namn eller summan för att hitta den ursprungliga fakturan att matcha med.

Bankgiro: betalningen redan betald

När en kund betalar in för mycket/lite av summan, eller hela summan två gånger så skapas denna uppgift. Betalar man dubbelt eller för mycket så skapas det ett värdekort på kundens profil som kan användas i webbshopen att köpa ett nytt träningskort, en produkt eller betala av kommande månadsbetalning.
Betalas det in för lite så får personalen kontakta kunden och meddela om att det saknades pengar vid inbetalningen.

Bankinbetalningar som inte går matcha

Via knappen ”Bokför” laddas upp underlag och kopplas till produkt så bokföring skapas för dem.

Kreditera faktura

Vid behov av att kreditera en faktura så räcker det med att klicka på betalningen och välja Kreditera faktura. Följt utav det så kan man välja ifall det ska skickas ut en kreditfaktura till kunden.

Är fakturan betald så får man välja hur pengarna ska föras tillbaka. Vi rekommenderar värdekort, då får kunden tillbaka summan på ett värdekort som man sedan kan använda att handla med.
Väljer man bank så behöver man betala tillbaka manuellt, alltså så sätts inte pengarna tillbaka automatiskt till kundens konto.

Påminnelsehantering

Fakturapåminnelse skickas ut till kunden 10 dagar efter förfallodatumet, och en andra påminnelse skickas ut efter 30 dagar. Det går att justera dessa dagar samt summa under ”Inställningar” > ”Allmänt” > ”Fakturapåminnelse”. Påminnelsehantering är ett extraval som aktiveras via ”Tillvalsbutik”.