Komma igång med Fakturering, Zoezi som servicebyrå!
Med Zoezi som anlitad servicebyrå sköter Zoezi all filhantering mellan systemet och banken.
När allting rullar på minimerar detta den ekonomiansvariges arbete med kundreskontra, eftersom inbetalningar matchas automatiskt mot utestående kundfordringar.
Mer om hur fakturaflödet fungerar kommer nedan.
För att göra Zoezi till er servicebyrå behöver ni på företaget först ringa till kundtjänst på er internetbank och be om att BgMax-filer ska levereras till Zoezi servicebyrå, Zoezis servicebyrånummer är 940286.
Viktiga saker ni ber banken om:
Tänk på att om ni har fakturerat tidigare via annat system, att ni då bör se till att så ni fått in pengarna på dessa fakturor innan bytet. Alternativt hålla lite extra koll på de första inbetalningarna och inte byta till hård OCR-kontroll förren det är klart.
Under inställningar i systemet så kan man justera en del saker gällande faktureringen.
Minderåriga spärras från fakturaköp – personer under 18 kan nu inte köpa på kredit. Admin har möjlighet att uppdatera så man till 16 kan köpa på faktura via webshopen.
Numera finns det möjlighet att få autogiro bekräfatde automatiskt:
Annars klick på ”Ekonomi” i vänstermenyn, välj ”Fakturor” och klicka på ”Bekräfta samtliga”.
Det går även klicka på betalningen och välja ”Hantera faktura manuellt”, då ställer sig fakturan som status ”Skickad” men lämnar inte systemet utav sig själv utan då får man själv se till att fakturan når kund, via brev eller e-post:
Om företaget använder Zoezi som servicebyrå prickas fakturainbetalningar automatiskt av mot företagets kundreskontra, under förutsättning att inbetalningen skett med rätt OCR-nummer.
Skulle kunde använda fel OCR-nummer vid manuell betalning eller betala in för lite eller mycket, så dyker det upp ett ”Att göra”-ärende inne i systemet (syns i vänstermenyn) hos den som är ekonomiansvarig, med information om vilken åtgärd som behöver företas.
Bankgiro: okänd betalning
Bankgiro: betalningen redan betald
Bankinbetalningar som inte går matcha
Vid behov av att kreditera en faktura så räcker det med att klicka på betalningen och välja Kreditera faktura. Följt utav det så kan man välja ifall det ska skickas ut en kreditfaktura till kunden.
Är fakturan betald så får man välja hur pengarna ska föras tillbaka. Vi rekommenderar värdekort, då får kunden tillbaka summan på ett värdekort som man sedan kan använda att handla med.
Väljer man bank så behöver man betala tillbaka manuellt, alltså så sätts inte pengarna tillbaka automatiskt till kundens konto.
Fakturapåminnelse skickas ut till kunden 10 dagar efter förfallodatumet, och en andra påminnelse skickas ut efter 30 dagar. Det går att justera dessa dagar samt summa under ”Inställningar” > ”Allmänt” > ”Fakturapåminnelse”. Påminnelsehantering är ett extraval som aktiveras via ”Tillvalsbutik”.