facebookChecklista för dig som ny kund till Zoezi – Zoezi

Checklista för dig som ny kund till Zoezi

Manualer och blanketter:

Finns att läsa och hämta via https://zoezi.se/manualer/.

Inledning
För de flesta kunder till Zoezi tar en uppstart och igångkörning ungefär en månad beroende på hur mycket som ska importeras från tidigare bokningssystem, vilka tilläggstjänster som ska integreras och hur många som ska utbildas. Vi rekommenderar att ni planerar ett startdatum då era kunder kan börja boka sig med Zoezi minst ett par veckor fram. Då kan ni i lugn och ro lägga upp bokningsbara pass och ansöka om eventuell betalterminal och annat enligt checklistan i detta dokument. Systemet i sig kan sättas upp omgående vid avtalstecknandet eller enligt överenskommelse.
Sist i detta dokument finner ni en checklista som sammanfattar de moment de flesta av Zoezis kunder behöver bocka av innan systemet driftsätts. Detta med undantag för vissa punkter för verksamheter som inte har kassa på plats eller inpassering med låscentral till dörren, i dessa fall blir vissa punkter irrelevanta och kan hoppas över.

Nedan följer information om dessa moment:

1. Uppstart av systemet

Avtalet mellan er som kund och Zoezi signeras och ni som kund till Zoezi väljer därefter faktura eller autogiro som betalmetod för betalning av Zoezis fakturor. Ni godkänner autogiromedgivandet via BankID-signering eller skickar faktureringsinformation till Zoezi.

Ni väljer domännamn för ert system (på formen “kund.zoezi.se”. (Eller behåller namnet på testsystemet i förekommande fall). Systemet sätts upp och inloggningsuppgifter skickas till er som kund.

Ni loggar in i systemet och aktiverar eventuella önskade tillval i “Tillvalsbutiken” som ni finner via personalsidorna i systemet (många tillval är gratis men för vissa tillkommer en extra avgift). Detta kan självklart Zoezi göra åt er som kund på förhand
om ni vill. Därefter fyller ni i allmän information och bankuppgifter. För att få reda på vilket BGC- och Bankgironummer ni har kan ni kontakta er bank eller ringa till Bankgirocentralens kundtjänst (Växel 08-725 60 00 måndag – fredag 08:00-17:00)

Ange bokningsvillkor och skapa konton till personalen, ladda upp er företagslogga och lägg till medlems-/träningskort och produkter för försäljning i kassan och i webshopen.

Bokföringskonton på betalsätt, kundfordringar, intäkter och moms kan behöva anpassas för att rätt bokföring ska skapas från början.

Då systemet är helt molnbaserat (webb) behöver ni en pålitlig internetuppkoppling.

I det signerade avtalet framgår vilka skräddarsydda tjänster som eventuellt ska utföras av Zoezi och med vilken tidsram. T.ex. import av befintligt kundregister eller utbildningstillfällen.

2. Eventuellt inpasseringssystem i anläggningen

Om ni har eller kommer att ha en inpasseringslösning i anläggningen så behöver ni föra en dialog med Zoezis kundrådgivare om ev. befintlig utrustning går att använda eller om ni behöver beställa sådan via Zoezi. Observera att detta gäller även om ni inte har dörr-/grindöppning utan även när inpasseringen bara används för närvarohantering.

Kort för inpassering. Valt antal meddelas och logga och ev. text skickas till Zoezi. Levereras vanligtvis inom tre till fem veckor.

Kortläsare med usb. Levereras vanligtvis inom en vecka.

Inpasseringssystem. Levereras vanligtvis inom en vecka. Kunden bokar tid med elektriker/installatör för montering och installation av inpasseringsutrustningen och framdragande av el i de fall det behöver dras till dörren och med en låssmed i de fall det behövs ett nytt elektroniskt lås. Se manual “Tidomats inpasseringssystem”.

3. Eventuell kassa på plats i anläggningen

Start av kassamodulen och registrering av webbaserad svart låda hos skatteverket ansvarar Zoezi för och utförs inom två arbetsdagar. Meddela oss.

För att använda Zoezis kassafunktion krävs ingen speciell dator. Ni kan använda en befintlig eller så kan vi tipsa er om en modell. Vi rekommenderar dock att ni använder webbläsaren Google Chrome.

Om ni kommer från annan kassalösning tidigare, kom ihåg att säga upp det avtalet.

3a. Betalterminal till kassa:

Formulär för beställning av Bamboras betalterminaler skickas från Zoezi till kunden via e-post, som därefter fylls i och signeras elektroniskt. Var noga med att ange “Förskottsbetalning.” Gäller alla företag som säljer träningskort. Kontakta Bamboras support om ni är osäkra vad som gäller just er.

Efter att ansökan godkänts skickas terminalen till angiven adress. Vanligtvis inom tre arbetsdagar. Efter leverans av Bambora-terminalen installerar kunden terminalen efter manualen “Bambora betalterminal”.

Bambora nås på 010-1066000 eller support@bambora.com. Kontakta dem vid frågor om leveransen.

Terminalen testas av er som kund med ett provköp i kassan. Kontakta Zoezi om provköpet inte går igenom.

3b. Skrivare till kassan:

Eftersom systemet är helt webbaserat kan ni välja att skicka kassakvitton via e-post eller sms till vald kund från kassan. Välj en kund från kundregistret eller knappa in e-postadress eller telefonnummer i kassavyn. Vid försäljning till kund som ber om ett papperskvitto kan ni använda er av en vanlig skrivare som har e-postadress och möjlighet att skriva ut bilagor i pdf-format. Det går att köpa till en mer traditionell kvittoskrivare direkt från Zoezi. (En särskild modell krävs). Era kunder kan också alltid komma åt tidigare kvitton för att kunna e-posta eller skriva ut själva vid behov via sin egen inloggning till medlemssidan i Zoezi.

4. Autogiro och Swish handel
4a. Autogiro

För er som kommer att använda Autogiro som ett av era betalsätt, välj alternativ 1 eller 2 nedan för att få igång autogiro som betalsätt i Zoezi:

Alternativ 1: Etablerade företag med befintligt autogiro:
Träningsanläggningar med befintlig autogirohantering kan importera kundernas autogiromedgivanden till Zoezis autogirofunktion. Enklast är att importera det befintliga kundregistret först. Därefter kan kundernas autogiromedgivanden importeras. Kundernas personnummer i kundregistret möjliggör en automatisk matchning med filen från bankgirocentralen / er internetbank. Kontakta Zoezi support för att få hjälp med denna import. Ni bör sedan aktivera Zoezi som servicebyrå för att maximera effekten av Zoezis affärssystem, se “Manual autogiro”.

Alternativ 2: Nystartade företag och etablerade företag som saknar autogirofunktion sedan tidigare behöver upprätta ett avtal med sin bank. Se “Manual autogiro”. Beroende på den aktuella bankens individuella rutiner kan det ta mellan en dag och tre veckor. Var ute i god tid med detta moment!

4b. Swish

Om ni vill erbjuda era kunder/medlemmar att använda Swish som betalsätt så behöver ett Avtal för Swish handel upprättas av er som kund med er bank. Ange Zoezi som teknisk leverantör. Meddela därefter Zoezis kundrådgivare som färdigställer Swish handel-aktiveringen i Zoezi affärssystem. Swish handel fungerar både i webbshopen och i Zoezis kassa på plats i anläggningen.

5. Kundregister och användarkonton

Etablerade företag med ett befintligt kundregister kan oftast importera detta till Zoezis affärssystem. Försök att skapa en export med så mycket data som möjligt för att göra import och igångkörning så snabb och smidig som möjligt. Om ni måste be er tidigare leverantör om att göra exporten, se till att göra det så tidigt som möjligt i denna process, då vi av erfarenhet vet att det kan bli ledtider för sådana exporter. Viktigast av allt i exporterna är att få med namn, adress, personnummer, e-postadress, aktuella medlemskap/träningskort samt eventuella autogiromedgivanden. Gå till Inställningar > Import > Importera > Välj fil.

Be om en offert från Zoezi om ni vill ha hjälp med detta moment om ni inte redan avtalat kring det.

Med manualen “Zoezi-appen”, kan ni informera era medlemmar om hur de hittar länken till bokningssystemet och appen till deras smartphones. Förslag på mailtexter till era kunder/medlemmar hur de ska gå tillväga för att skapa konto eller logga in sig på befintligt konto finner ni via denna länk.

6. Planera och boka utbildning

Ni planerar utbildning av er personal tillsammans med oss på Zoezi enligt överenskommelse i avtalet.

Checklista

Använd gärna rutorna nedan för att bocka av det som behöver göras när det är klart:

ChecklistaDatumKlart
Signera avtalet med Zoezi via BankID. Länk skickas från Zoezi. Uppge till Zoezis kundrådgivare om ni vill betala de löpande systemkostnaderna genom Zoezis autogiro eller via e-postfaktura.
Besluta om domännamn för systemet och meddela Zoezi. (Eller behåll namnet i ev. testsystem.)
Logga in och aktivera tillval samt fyll i all information om företaget under “Allmänt”.
Meddela eventuell tilläggsbeställning till Zoezi. T ex taggar, kvittoskrivare och läsare.
Skicka logga och text till Zoezi vid beställning av kort eller taggar.
Boka elektriker om el behöver dras till dörren samt för montering och installation av Tidomat-utrustning. Gäller då Tidomats låscentral med inpassering ska användas.
Kontakta banken för att upprätta avtal om autogiro. Be om svarsfiler för både misslyckade och lyckade dragningar, samt alla händelser med medgivanden, bankgiroinbetalningsfiler och mjuk OCR-kontroll.
Kontakta banken för att upprätta avtal för Swish handel. Ange Zoezi som teknisk leverantör.
Finns pålitlig internetuppkoppling i lokalen?
Signera och skicka ev. Bambora-ansökan. (Länk till blankett skickas från Zoezi)
Finns det dator för att använda till kassan?
Installation av Bamboras betalterminal enligt manualen. Genomför testköp.
Eventuell import av befintligt kundregister.
Eventuell import av befintliga autogirokunder. Be Zoezis support om hjälp vid behov.
Planera och boka utbildning för er personal i samråd med Zoezi.
Lägg upp en länk till bokningssystemet på er hemsida.
Skicka ut information och länk till bokningen till era kunder/medlemmar ("Kunder" > "Alla kontakter" > "Skicka e-post")

Ytterligare manualer till de vanligaste funktionerna hittar du i menyn på Zoezis hemsida.