post

Höstens nya version

Det är återigen dags att släppa en ny version av Gymsystem. Natten mellan tisdag och onsdag, den 22-23 oktober, uppdaterar vi systemet med en rad nya funktioner och nyheter.

Med denna release kommer exempelvis kunderna nu själva kunna lägga in autogiromedgivande på sin sida.

Ekonomi

- Är kunden incheckad kan den välja faktura, autogiro eller sparat kort för att betala i Snabbkassan.

- Ni kan nu ställa in vilka produkter som ska synas i Snabbkassan.

- Företagets e-post och telefon syns numera på fakturorna.

- Betalar man en faktura i kassan syns den betalningen nu även på z-dagrapporten.

- Det kommer vara möjligt för admin att själv ställa in dragningsdatum för autogiron.

Medlemssidan

- Införande av nyhetsarkiv och möjlighet att sätta ett ”bäst före datum” på en nyhetsartikel när den ska flyttas till arkivet. Man kan även sätta en huvudbild på artikeln som visas överst i nyheten på medlemssidan.

- För att förenkla för kunderna och så att de skriver rätt från början, finns nu bättre information om hur kontonummer skrivs.

- På medlemssidan under bokningar finns nu en ”Läs mer”-knapp för resursbokningar där kunden kan se om det är betalt, samt övrig information inklusive svar på frågor om sådana ställts vid bokning.

- Möjlighet för kunderna att från min sida på medlemssidan lägga in ett autogiromedgivande.

Resursbokning

- Utökning av resursbokning med stöd för Löpande resursbokning. Det innebär att kunderna kan checka in från medlemssidan och sedan tickar priset. När man väl checkar ut räknas det ut hur mycket bokningen kostar. Om samma tjänst går att boka så har bokningarna förtur mot de löpande resursbokningarna.

- Det går nu att lägga in begränsning i resursklippkorten på hur många klipp man får använda per dag/vecka. Det vill säga på samma sätt som man kan göra på vanliga träningskort.

Att-Göra

- Man kan enkelt markera fler och välja ändra fler, tex ändra datum eller vem som är ansvarig på något på många Att-Göra samtidigt.

- Bättre och mer korrekt information på en Att-Göra-uppgift om kund tex betalar för mycket.

 Övrigt

- Det går nu att gå runt kravet på personnummer. Man kan sätta att det krävs för kunderna och när de registrerar sig, men om en personalen lägger in person utan personnummer så kan personen ändå logga in utan att få upp info om att personnummer måste läggas in, även om det är krav för övriga kunder.

- En hel del mindre bakomliggande buggar är tillrättade som ska göra det smidigare att använda systemet utan att stöta på patrull framöver.

post

Ny termin, Ny version!

Natten onsdag till torsdag, 4-5 september, uppdaterar vi Gymsystem med en hel del nyheter och nya funktioner.

I denna release finns bland annat den mycket efterfrågade kategoriseringen i webbshoppen.

Ekonomi

- På preliminära fakturor med flera rader betalvillkoret nu enkelt ändras för samtliga rader innan den bekräftas.

- Vid resursbokning med betalsätt betala på plats sätts förfallodatumet numera till dagen då tjänsten äger rum.

- Fakturornas layout har anpassats till fönsterkuvert.

Medlemssidan

- Verksamhetens kontaktuppgifter finns nu synliga vid inloggning samt i menyn i vid sitt namn i högra hörnet då man är inloggad på medlemssidan. Kontaktuppgifterna hämtas från och ställs in under Inställningar > Allmänt.

- Produktlistan i webbshoppen har fått ytterligare mobilanpassning.

- Kategorier i webbshoppen och kassa. Kategorierna och dess hantering finns nu under Inställningar > Allmänt > Kategorier. Respektive produkt kopplas till kategorin via Inställningar > Försäljning.

Filer/avtal

- Filnamn och avtalsnamn har inte längre någon begränsning på längd av text.

- Personen som laddar upp avtal får nu även bekräftelse då avtalet signeras.

Resursbokning

- Löpande resursbokning. Medlemmar kan nu checka in och checka ut och blir debiterade sin tid som incheckad. Om samma resurs används för ”vanlig” resursbokning så har den ordinarie bokningen företräde. Verktyget kan användas för att de som exempelvis bokat tid i hall och vill stanna några minuter till kan checka in utan att behöva boka och betala för ett helt block till.

Övrigt

- Det syns nu direkt i tabellen vilka färger som är valda för respektive passtyper.

- Antalet Att göra-uppgifter har anpassats till att vara beroende på de är kopplade till grupp eller personliga.

- Processen för att uppdatera en mall på villkorsstyrda utskick har förenklats.

- Möjlighet att lägga resursbokningsklippkort som inkluderande produkter till kurser.

- Ny app för datorn där man inte behöver lägga in koder från systemet för kunna koppla kortterminal. Mer kan nu även fixas direkt från Gymsystem så som att stänga av popup samt korrigering av dubbla ljud.

Lagidrott

-  Matchsidan kan nu delas via mail eller Facebook på samma sätt som  gruppass kan delas från medlemssidan.

- Gruppsidan har uppdaterats så att bara aktuella tävlingar syns. Övriga lagras i en historik-tab.

- Tabellerna är mer komprimerade i design.

- Lagledare kan nu skicka mail till lagmedlemmarna från gruppsidan.

post

Ny release!

Natten till torsdag den 11e Juli så släpps en ny release med nya och förbättrade funktioner. En väldigt efterfrågad funktion gällande återbetalning av kurstillfällen har nu utvecklats och släpps i samband med releasen.

Ekonomi

- Det går nu skapa ett betalsätt ”Öresavrundning” på konto 3740, som man kan använda för att markera fakturor som ej blivit fullt betalda. Betalar kunden 1 kr för lite så kan man använda detta betalsättet för att jämna ut summan.

- Bättre information om man lägger till företag för e-faktura och det inte går vägen.

- Uppdatering i beräkningarna som görs i specialrapporten ”Löneunderlag”.

- Faktura går nu markera som betald igen på samma dag som fakturan skickades.

- Nytt betalsätt ”Konstaterad kundförlust” går använda om ett autogiro eller faktura har konstaterats att pengar inte kommer komma in, och man kan då markera som betalt med detta betalsätt och bokföringen bokförs korrekt utifrån konstaterad kundförlust-regler.

- Skulden som står på en kund ska nu ta hänsyn till om den har delbetalats.

- Nu finns det möjlighet att skjuta fram förfallodatum på skickade autogiro och fakturor. Gå in på en skickad faktura och ändra förfallodatumet. Själva fakturan kommer vara oförändrad, dock så påverkas listorna så den inte hamnar under obetalt, samt påminnelse kommer inte gå ut förrän efter det nya datumet.

 

Tävling/Lagidrott

- Förbättringar i hur vinster/förluster räknas så tabellerna visar rätt och sorteringen kring det.

- Vissa avslutade tävlingar har visats som pågående men det är nu fixat så de ligger under historik.

- Import tog inte med tid och plats, vilket det nu gör.

- Vi har förbättrat flödet vid tävlingsanmälan.

- I överblicken för matcher går det nu filtrera på domarschema samt tillsätta och ändra domare direkt där ifrån.

- Förbättring kring närvaro i efterhand så att det sätts rätt tid på inpasseringen.

 

Boka för någon annan

- Vi har infört begreppet familjegrupp som man kan skapa från medlemssidan. Man kan sen lägga till nya personer till gruppen utan att behöva lägga till så mycket information, alternativt bjuda in de som redan har egna konton. Familjegruppen kan sen se vad alla andra är bokade på. Den som är ansvarig kan även växla till de andra personernas konto och göra bokningar, eller köp åt dem, utan att behöva logga ut och in på annat konto.

 

Resursbokningar

- Man kan nu välja att upprepa en resursbokning. Kör ni tex personlig träning varje måndag i 10 veckor så går det boka in allt i ett svep. Om tiden redan är uppbokad någon av veckorna får man varning och välja om man vill boka om den andra tiden så att följden blir komplett.

 

Ombokning av kurs 

- Det går nu koppla ett klippkort för återbetalning av pass på en kurs. Så om en kurs inkluderar pass, och någon medlem avbokar passet så får de tillbaka klipp på valt klippkort och kan boka andra pass som tillåter det klippkortet som ersättning för kursen. Klippkortet är giltig under själva kursens tidsperiod.

 

Övrigt

- Uppdaterat med dmarc för mail, vilket ska hjälpa så färre mail hamnar i skräpposten.

- Det loggas nu när någon hämtar kunderna till excel.

- Man kan lägga in behörighet på vilka som ska få ladda ner excel-filerna med kundinformationen.

- Ska nu gå att klicka på telefonnummer om man är på en mobil så att man kan ringa det numret direkt.

- Tydligare information om obligatoriska fält.

- Fakturan/kvittot stämmer nu bättre med det datum som medlemsskap/träningskort är, om startdatumet var ett historiskt datum.

- Gjort det mer tydligt om man saknar medlemsskap om det krävs.

- Om man har mindre behörigheter kan man nu ändå lägga sitt egna arbetsschema.

- På medlemssidan kan man på en kurs nu se de produkter som är inkluderade, samt de pass som är inkluderade i kursen.

- Om man lagt till egna fält som kund måste fylla i så syns de nu korrekt vid nyregistrering.

- Det går nu lägga in begränsningar på ett specifikt träningskort hur många pass per dag eller vecka som man ska kunna boka med det specifika träningskortet.

 

Har ni frågor eller funderingar? Kontakta vår support så hjälper vi dig!

post

NY VERSION ONSDAG 2018-12-12

Natten mellan onsdag och torsdag, 12-13 december, uppdaterar vi alla system med ett stort gäng förbättringar och fräscha nya funktioner.

Samtliga kunder kommer kommer som vanligt få tillgång till alla uppdateringar.

Denna release innebär stort fokus på förbättringar och tydlighet i flödet men också en hel del nyheter med bland annat två nya moduler och uppdatering av vår app.

Rapporter

- Ny rapporttyp för få ut gruppmedlemmar samt den information som finns kopplad till dem.

- Möjlighet att hämta rapport på skickade sms och då få ut information om vad som stod i meddelandet som skickades.

- Möjlighet att direkt i systemet ansöka om en specialbyggd rapport. Görs via Statistik > Rapporter.

Ekonomi

- Tydligare information vid återbetalning av värdekort att vi inte automatiskt sätter tillbaka pengarna på banken. Återbetalningen är endast en nollställning i systemet och den faktiska återbetalningen sker manuellt från er till kunden.

- Möjlighet att hämta ut ett samlingskvitto för kort som betalas i flera omgångar. Medlemmen själv hittar det under mina sidor på medlemssidan. För personalen syns detta inne på kundkortet på det specifika träningskortet och knappen ”Visa betalningar”.

- Det går nu att ändra bokföringskonto för olika momssatser på fakturaavgiften.

- Om kund påbörjat en Swishbetalning i webbshoppen och klickat avbryt i kassan men ändå godkänt betalningen i Swish-appen så har betalningen tidigare inte registrerats. Detta är nu korrigerat med att dessa pengar nu kommer in på kundens värdekort och betalningen registreras då också i bokföringen.

- Om en kund sparat kortuppgifter kan admin nu välja att betala en betalning med kundens sparade kort. Är förfallodatumet idag eller passerat så dras betalningen direkt och om det är i framtiden kommer det dras på den dras på den kommande förfallodagen.

Det går även att använda sparade betalkort i kassan. Betalningen registreras dock som betalsätt Kortbetalning internet och registreras och hanteras på samma sätt i systemet.

- Bättre koppling mellan Att-göra och uppgifters genomförande. Om en befintlig att-göra-uppgift utförs i en annan del av systemet kommer uppgiften automatiskt markeras som slutförd, exempelvis medgivandefel.

Nya Moduler

- Ny modul: Dörrtillgång vid resursbokning, som möjliggör inpassering kopplad till resursbokning. Resursbokningen ger tillgång till inpassering genom valda dörrar före och efter den tiden man bokar. Har kunden ingen kort/tagg sen tidigare genereras en kod som skickas till kunden för användning vid inpassering.

Anpassning av dörrar och tider ställs in under Resursbokning > Hantera resurser > Ändra Tjänst > Tillgång till dörrar.

Lösningen kräver Tidomat låscentral och för kod krävs läsare med siffror.

- Ny Modul: Integration med inpasseringslösning Parakey. Möjlighet att skicka användare till Parakey och uppdatera vid borttagning av eller förnyat träningskort. Mer begränsad funktionalitet än befintlig integrerad inpasseringslösning.

Ny App

- Ny generell app gör det enklare att hitta sin träningsanläggning. Förenklade sökningen utgår från position och därefter görs sökning av namnet. Appen blir dessutom ytterligare mer mobilanpassad med menyn i botten och utnyttjar en bredare del av skärmen.

(Lansering sker inom kort)

- Möjlighet att beställa egen Native-app med unik anpassad snabbvalsmeny.

Förbättringar kring gruppträning

- På passens lista av kunder som bokat plats kan man nu hålla musen över namnet och se mer information om kunden direkt, utan behöva gå vidare till kundkortet.

- Förbättring när man lägger in nya pass i schemat: Istället för att endast kunna lägga in antal veckor som passet ska upprepas kan man nu välja antal veckor som det ska upprepas men också ställa in vilka veckodagar som passet ska upprepas under perioden samt direkt ange eventuella uppehåll under denna tid.

- Informationskompleteringen i fältet ”Typ” som man lägger till på ett pass visas nu även under fliken Närvaro.

- Närvarolistan sorteras nu på namn i bokstavsordning.

- Filtrera fliken Passbokning och Närvaro på schemakategori.

Övrigt 

- Det finns nu stöd för flertalet olika taggar som fylls i av systemet, exempelvis {name}, när man gör ett utskick via utskicksmodulen. Dessa byts då det skickas ut mot mottagarens data hämtat från kundkort eller andra delar i systemet. Samtliga alternativ av taggar som finns stöd för hittas i en blå ruta till höger om meddelandet vid val av utskickstyp under Utskick > skicka nytt.

- Kundkort och personalkort har uppdaterats med en mer kompakt design viktig information synligare och mer lättillgänglig, exempelvis uppgifter om träningskort och betalningar.

- Kunden kan nu se komplett historik av träningskort på Mina sidor.

- ”Ändra”-dialogruta har uppdaterats med ny flertabb-design för enklare flöde vid ändringar.

- Optimering av vy och utrymme. Exempelvis personalsidans startsida där det tidigare visats samtliga anställda finns nu istället en rad där man väljer personer i vanlig alternativslista.

- Flera buggar har korrigerats bland annat mail som inte nått personal vid resursbokning.

- Optimeringar för göra systemet snabbare.

- Förbättrad sökning av telefonnummer och namn som innehåller mellanslag.

- Ny behörighet ”Ta bort kund” införs och sätts automatiskt på admin och ägare. Detta innebär att endast personer med dessa roller kan ta bort kunder så länge man inte tilldelar de den nya behörigheten.

 

 

Har ni frågor eller funderingar? Kontakta vår support så hjälper vid dig!

post

Bättre överblick på ekonomin

Vi har nu uppdaterat med ett lättöverskådligt sätt att se vilka betalningar som är obetalda, kommande och skickade. Här går det även att se historiska betalningar under vald tidsperiod. Ekonomi-delen kan åtkomstbegränsas så att endast vissa roller kommer åt den.

Att hålla koll på ekonomin är en viktig del när man driver ett företag. I början när man kanske bara har 5-10 kunder så går det ganska bra att hålla koll på det manuellt, men redan när man kommer upp till 20-30 st så börjar det bli jobbigt och svårt att hålla reda på om allt är betalt, vem man ska skicka faktura till eller vem som betalar kontant. Vi har tidigare haft överblicken för ekonomin på varje kund, samt en överblick för autogirobetalningarna. Nu tar vi steget längre och och gjort en ny Ekonomi-flik som ger ett helhetsgrepp på samtliga betalningar som görs i systemet, oavsett om de är kontant, kortbetalning eller autogiro. Här ser ni enkelt vilken kund som ska betala vad, och kan agera på dem direkt, ändra, ta bort eller markera att betalningen är gjord. Så se till att få bra kontroll på ekonomin genom att använda Gymsystem fullt ut.