post

Ny version söndag 2018-05-20

Nu på söndag uppdaterar vi alla system med nya  funktioner och anpassningar. Samtliga kunder kommer få tillgång till alla nya funktioner.

Uppdateringen innebär bland annat förenkling i flödet till bokning och köp för nya kunder på medlemssidan, bättre vy i mobilappen, anpassningar för GDPR, möjligheten att tidsinställa utskick, enklare navigering i systemet och mycket mer.

För exempelbilder på uppdateringar se längst ner.

Medlemssidan

- Oavsett vart man är på medlemssidan och väljer att logga in eller skapa konto så kommer det upp i en popup och man är kvar på samma ställe när man väl loggat in. Detta för att inte tappa bort sig i flödet. (Se bild 1)

- Ett smidigare flöde från att man hittat ett pass, till att man kan skapa nytt konto och köpa rätt träningskort eller engångsbiljett. Även smidigare flöde för befintliga kunder som inte har rätt träningskort men ändå vill boka sig på gruppass. (Se bild 2)

- Köper man kort eller köper engångsbiljett samtidigt som man bokar ett pass kan man nu enkelt hitta tillbaka till passet efter man slutfört betalningen.

- Det finns nu möjlighet att ändra texten som står mellan loggan och fälten man fyller i för att skapa konto, ändras under Inställningar > medlemssidan.

- Det går nu lägga in google analytics spårningskod för att spåra besökare på medlemssidan. läggs in under inställningar > medlemssidan

- Tydligare vad som är obligatoriskt när man skapar nytt konto

Bättre mobilvy

- Knappar, och sidor har fått en ordentlig översyn och är mer mobilanpassade.

- Det är tydligare vilken dag som är aktivt i kalendern.

- Inställda pass visas tydligare i mobilen.

- Menyn via bilden placeras korrekt och inte under sidomenyn.

GDPR

- Det går nu hämta ut all information som finns för en specifik kund. Personal gör det via kundkortet och längst ned finns knapp för att hämta data.

- Att ta bort en kund från kundregistret är nu enklare och tydligare. Antingen Ta bort direkt, eller Markera för borttagning. Tar man bort direkt får man tänka på att vissa bidrag och annat kan försvinna. Enligt lag är Markera för borttagning helt ok.

- Det finns även möjlighet att aktivera automatisk rensning av inaktiva kunder vilket ställs in under Inställningar > Allmänt. Detta ställs in utifrån antal månader efter senast aktivitet exempelvis bokning, köp eller inpassering.

- Det är nu möjligt att ändra samt ta bort texter och poster man i journalen.

Bjud in och tipsa

- Från varje pass kan man enkelt dela via facebook samt tipsa en kompis via e-post.

- Personal kan nu skicka inbjudningar till pass till personer som inte är registrerade i systemet, de behöver bara mata in e-post. Kan skicka till fler samtidigt med hjälp av separera med , . (Se bild 3)

Utskick

- Utskick går att tidsinställa genom att välja ett framtida datum, Fram till datumet då utskicket ska göras går det att ändra texterna eller välja att ta bort och avbryta planerat utskick.

Ekonomi

- Det går nu att använda Kostnadställen i systemet. Dessa läggs in under Inställningar > Allmänt och tabben Ekonomi. Kostnadsställe anges på produkterna på samma sätt som bokföringskonto. Vilket sedan kommer  med i bokföringsexporten. (Gäller endast de som redan använder sidoordnade bokföringen)

- Om kund väljer faktura i webshopen utan komplett angiven adress varnar systemet och kräver en komplettering.

- Det går nu tillåta manuella betalsätt i webbshoppen. Ni kan tex lägga in friskvårdscheckar, så kan kunden välja det i webshoppen, det lägger sig då som en obetald betalning på kunden. Personalen markerar sedan skulden som betald när pengarna kommit in.

Övriga uppdateringar

- Medlemskap och träningskort läggs på kunder fritt på rätt sätt om det ligger som inkluderande produkter i kurser.

- Spärr så man inte kan köpa mer än ett medlemskap per gång i webshopen, samt varning om man försöker köpa nytt när man redan har ett.

- Möjligt att importera inpasseringar från tidigare system.

- Grattis på födelsedagsljudet ska nu spelas vid inpassering.

- Har man gjort ändringar i en popup och stänger utan spara får man fråga om man verkligen vill stänga. Samma fråga visas om man råkar klicka utanför, detta för att undvika att man råkar stänga dialogrutan utan att spara.

- Man kan enkelt navigera till kundkortet om man är inne på listan med anmälda till kurs.

- Inställningarna för hur man kan boka och andra inställningar kopplade till gruppbokningen är flyttade och återfinns under gruppkategori. Schema > Inställningar och sen kategorierna. (Se bild 4)

Bild 1: Popupfönster inloggning

Bild 2: Passbokning utan giltigt träningskort

Bild 3: Passinbjudan från personalsidan

Bild 4: Inställningar schema

post

GDPR

Den 25 maj kommer en ny EU-förordning; GDPR. Den bygger på den tidigare lagstiftningen PUL (Personuppgiftslagen) men kommer innebära en del förändringar. Denna nya förordning reglerar hur ett företag får hantera personuppgifter och vilka rutiner som behöver finnas kring hanteringen.

Nedan finns information om hur Gymsystem anpassas för att underlätta för er att nå de nya kraven.
Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde
Ni är personuppgiftsansvariga för de personuppgifter som ni samlar in från era kunder. Det innebär att ni är ansvariga för vilka uppgifter som samlas in, att ha ett personuppgiftsregister och hur dessa hanteras. Zoezi är personuppgiftsbiträde. Det innebär bland annat att vi ska agera enligt era direktiv (exempelvis om någon vill bli bortglömd). Precis som tidigare så ställer ni själva in vilken information ni väljer att samla in om era medlemmar.
Mer information till kunden
En av de grunder som får användas för att samla in personuppgifter är avtalsgrunden. Det vill säga att om ni har ett avtal med en kund har ni också möjlighet att samla in de uppgifter som behövs för att ni ska kunna fullgöra er del av tjänsten. Om era kunder köper medlemskap/träningskort via webbshoppen så godkänner de också era allmänna villkor. Ni lägger in en länk till era allmänna villkor under Inställningar -> Allmänt.
När kunden har gjort ett köp via webbshoppen kommer det att skickas en kopia på era allmänna villkor i det bekräftelsemejl som kunden får.
Förenklingar i systemet
GDPR ställer krav på hur programvara som hanterar personuppgifter ska vara utformad. Dessa krav uppfyller Gymsystem. Uppdateringar kommer göras inför den 25 maj som underlättar för er att hantera eventuella effekter av förordningen.
Om någon vill bli glömd kommer det nu bli enklare för er som administrerar i systemet att ta bort ett konto.
Om någon vill ha ut den information som finns om dem kommer det bli lättare för er som administratörer att plocka ut denna. Om någon begär ut sin information rör detta dock all information som ni har om personen och inte bara det som finns i Gymsystem utan även ex. mejl.Tänk också på att även det som ni skriver i journalfunktionen är sådant som kan begäras ut och ska vara relevant.
En funktion för automatisk rensning kommer att införas på sikt. Möjlighet kommer då att finnas att ställa in att systemet automatiskt ska radera konton för personer som inte varit kunder under en viss tid. Ni bestämmer naturligtvis själva om ni vill använda denna funktion eller inte.
Dessa förändringar kommer automatiskt läggas på era system och ni behöver inte göra någonting.
Medskick
Fundera igenom vilka personuppgifter ni idag samlar in och vilka som ni har ett syfte med att faktiskt spara. Tänk på att vissa personuppgifter (ex. hälsostatus) är av känslig karaktär vilket medför högre krav för att ni ska få lagra dessa. Spara de personuppgifter som ni behöver och kan motivera men inte mer än så.
Nya allmänna villkor
Vi kommer att uppdatera våra allmänna villkor. Det kommer bli tydligare vilka skyldigheter vi har gentemot er gällande hanteringen av personuppgifter och på vilket sätt vi jobbar för att uppnå de krav som ställs.
Om ni har några ytterligare frågor kring detta är ni varmt välkomna att höra av er!